La experiencia de Canal Mail: Seguridad y movilidad garantizadas con acensExchange

Nuestro cliente, Canal Mail, es entrevistado por la revista Redes & Telecom. Mediante esta entrevista, y de la mano de Javier Cámara, Dtor. Técnico de Canal Mail, podrás conocer al detalle su experiencia como empresa usuaria de acensExchange. Sigue leyendo →

El grupo Canal Mail, que comenzó su andadura en 2000, desarrolla su actividad en el campo del marketing directo interactivo y el marketing de respuesta directa en Internet. Está formado por cuatro empresas, todas ellas usuarias de la solución de correo corporativo acensExchange. En primer lugar está la originaria Canal Mail (www.canalmail.com), dedicada a hacer permission marketing o marketing autorizado por parte del suscriptor.

La solución centralizada de acens cumplía los tres requisitos básicos que requeríamos: Outlook, con el que los empleados ya estaban familiarizados-, movilidad para el equipo y seguridad.

Con la empresa Newbriefing (www.newbriefing.com) se ofrecen servicios integrales de marketing de respuesta directa en Internet, cubriendo las cuatro patas publicitarias en web, e-mail, afiliación y buscadores. En tercer lugar se encuentra uno de sus lanzamientos más recientes. Se trata de Trabajar Networks (www.trabajar.com), “una red de empleo muy novedosa con la que empezamos en septiembre de 2005 y cuyo valor diferencial es la calidad y afinidad de los currículos, ya que segmentamos las ofertas de empleo en páginas como www.comerciales.es, www.informáticos.com, www.administrativos.com, etc.” comenta Javier Cámara, director técnico del Grupo Canal Mail. Por último, la compañía desarrolla también su actividad en el campo de la formación, con Estudiantes, Aprendizaje y Formación (www.estudiantes.com).

Esta compañía decidió adquirir el servicio acensExchange cuando detectó la necesidad de que sus comerciales pudieran acceder vía web desde cualquier lugar al e-mail. “Anteriormente, lo que hacía el comercial era conectarse a un servidor no centralizado por Internet y con un cliente de Outlook (no basado en web) se bajaba el correo a su PC o portátil. Sin embargo, era un proceso más engorroso porque sólo podía acceder al correo desde un ordenador que tuviera instalado Outlook”. Por otro lado, puesto que el usuario almacenaba la información en su equipo y no en un servidor central, “el equipo comercial a veces perdía información que ya no se podía recuperar por lo que descubrimos que necesitábamos disponer de una buena solución de back up centralizada” comenta Javier Cámara.

Elegir acensExchange

La mejora más notable la ha experimentado el equipo comercial en su comunicación, sobre todo en lo que se refiere a la movilidad, ya que ahora puede acceder desde cualquier lugar, incluso desde casa, a las herramientas de trabajo que tenemos vía e-mail.

La elección de esta solución de correo, donde tanto la aplicación (Outlook 2003) como los datos están albergados en los DataCenter de acens, estuvo motivada por varios factores. En primer término, “la solución centralizada de acens cumplía los tres requisitos básicos que requeríamos: Outlook (con el que los empleados ya estaban familiarizados), movilidad para el equipo y seguridad”.

Por otro lado, Canal Mail era ya cliente de acens para otros servicios de hospedaje de páginas web y, destaca el director técnico del grupo que “nos estaba dando un buen servicio, por lo que no tuve muchas dudas.” acensExchange es una solución corporativa de correo que no lleva aparejados los habituales inconvenientes a nivel de costes, infraestructura y mantenimiento ya que la plataforma Exchange Server 2003 sobre la que funciona el servicio está alojada y administrada en acens. Para utilizar acensExchange sólo se necesita una conexión a Internet y a cambio proporciona acceso remoto, móvil y de escritorio al correo electrónico; seguridad y privacidad y, por último, información y recursos compartidos como carpetas, agenda o contactos.

“La mejora más notable la ha experimentado el equipo comercial en su comunicación, sobre todo en lo que se refiere a la movilidad, ya que ahora puede acceder desde cualquier lugar, incluso desde casa, a las herramientas de trabajo que tenemos vía e-mail. Además, al tener oficinas en Portugal la herramienta nos ha ayudado a mejorar la comunicación entre Madrid y Lisboa” declara Cámara.

Actualmente el sistema está siendo utilizado por más de 30 personas, aunque la idea es que aumente aún más el número de usuarios. Además, se está usando sólo una parte del servicio, aquella que engloba el acceso vía web con el cliente Outlook 2003 (o a través de cualquier navegador con Outlook Web Access) mientras que la opción de uso a través de dispositivos móviles (teléfonos, PDA) con Outlook Mobile todavía no está en marcha. “Probablemente abordaremos esta nueva fase después del verano” afirma Cámara, quien explica que “la ventaja de acceder a través del móvil se produce en situaciones concretas de inmediatez. Desde el portátil el comercial no puede contestar un mail en tiempo real (recibe una alerta en el teléfono), sino que es él el que se tiene que conectar y ver si tiene algún mensaje”.

En cuanto a la implantación de la solución, toda la migración fue llevada a cabo por Canal Mail puesto que toda la información estaba alojada en un servidor propio de la compañía y el director técnico prefirió encargarse del proceso: “Lo único que hemos tenido que hacer es un back up del correo y cambiar las DNS para que el dominio apuntara a los servicios de acens en vez de a los nuestros. No obstante, lo más engorroso ha sido migrar de Outlook 2000 a Outlook 2003 en todos los equipos de la empresa, sobre todo datos y libretas de direcciones”. De lo que sí se encarga acens es del soporte que, como indica Cámara, “es 24×7 real cualquier día del año y a cualquier hora”.

Ventajas y usos

Las ventajas de la solución radican fundamentalmente en la centralización de la información y en la facilidad para acceder a la misma desde cualquier lugar. “La información siempre está guardada en el servidor, lo que significa que es más seguro y que se puede acceder desde cualquier lugar (desde el PC de cualquiera mientras tenga conexión a Internet) porque el usuario no tiene que instalarse nada. Está todo albergado en acens incluso la aplicación”.

acensExchange funciona mediante un sistema de contraseñas: el comercial se conecta a una dirección en modo seguro “se utiliza protocolo SSL-, donde se le pide usuario y contraseña y desde ahí accede al correo y a la información en el servidor. El hecho de que el servicio esté centralizado tiene otras ventajas. Por ejemplo, se pueden sincronizar las agendas de todo el personal” y, sostiene Javier Cámara, “ahora, aunque el comercial envíe el correo desde el PC físicamente, éste está en el servidor, por lo que siempre hay un back-up de todo lo que circula en la empresa”.

Otra ventaja radica en que se utiliza el correo como almacenamiento de documentos o repositorio compartido: de documentos de trabajo, de propuestas a clientes, de todas las carpetas. “Así, acensExchange permite compartir y reutilizar información que ya está hecha, por lo que no se trabaja doble”, concluye Cámara.

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